Как организовать выдающуюся конференцию

Организация события (семинара, тренинга, мастер-класса) – мощный инструмент в руках профессионала. Во-первых, это отличный способ выстроить очередь из новых клиентов во все времена – несезон, кризис и пр. Во-вторых, это уникальный способ получения обратной связи (фидбек) на любой живо интересующий вас вопрос, например, о новой услуге, товаре, тестируемом продукте. В-третьих, можно сформулировать микс целей и продумать, как наилучшим образом все воплотить в жизнь.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Для тех, кто считает, что любые мероприятия стали обычным делом и проходят десятками каждую неделю, сообщаем, что стоит пересмотреть свои взгляды. Причин тому множество. При грамотном подходе проведение event с использованием конференц-услуг может, действительно, существенно улучшить продажи в бизнесе, повысить лояльность и установить личные связи с гостями.

Как этого добиться? Устраивайтесь поудобнее и читайте внимательно.

В любой деятельности есть свои законы и правила, конференц-услуги не исключение. Если применять их с умом – можно достичь впечатляющих результатов.

Поделимся с вами накопленным опытом в виде 7 главных напоминалок при организации обучающих и презентационных мероприятий.

1. Формат

Традиционные тренинги и семинары уже никого не привлекают. Используйте и придумывайте новые форматы мероприятий, которые сами по себе являются преимуществом и хорошо продаются.

Примеры:

  • бизнес-завтрак со «звездой»,
  • мастер-класс с фотосессией,
  • тренинг с vip-фуршетом,
  • семинар-встреча для любимых клиентов

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

 

Чтобы проводить подобные мероприятия, необходимо заранее узнать возможности площадки, выяснить в деталях каким образом будет предоставляться та или иная услуга. Чаще всего подобным форматам соответствуют отели с полным комплексом требуемого функционала.

Например, в Ярославе можете устроить ирландский бизнес-завтрак в «Ринг Премьер Отеле». Веселая дружеская атмосфера раскрепостит даже самого серьезного представителя компании. Без особого труда сможете установить новый деловой контакт.

“Наша команда предоставляет клиентам сервис европейского уровня. Мы обеспечиваем полный комплекс услуг: организацию и проведение деловых и корпоративных встреч, семинаров, презентаций, конференций. Разрабатываем и проводим культурно-развлекательные программы, можем предоставить, такие услуги как кейтеринг,
тимбилдинг.”
Елена Черняк, начальник отдела развития и продаж

2. Помещение, подбор конференц-зала

На этом важном пункте остановимся поподробнее. Первое правило: больше заплатишь – больше получишь. Как это работает в жизни? Отели с ценовой политикой выше среднего предлагают в принципе стандартные пакеты конференц-услуг за те же деньги, что и трехзвездочные гостиницы. В первом варианте по соотношению цена/качество все будет более выигрышным: хорошее расположение, просторный зал, полноценный гардероб, удобные стулья, вежливый обслуживающий персонал, вкусный кофе и т.д.

На какие критерии отбора конференц-пакета стоит обратить внимание:

  • место нахождения,
  • наличие паркинга,
  • площадь зала (просторный зал лучше, чем маленький, в нем элементарно воздуха больше – особенно если предстоит провести в нем минимум 6 часов),
  • наличие ресторана для фуршетов, баров – для кофе-брейков,
  • статус место проведения,
  • удобные стулья (наличие индивидуальных столиков для ведения записей)
  • большой экран, техническое оснащение
  • дополнительный сервис (например, улыбающийся сотрудник отеля встречает и провожает ваших участников к месту регистрации)

К примеру известный отель в Ярославле – «Ринг Премьер Отель» предлагает целую линейку конференц-залов и вариантов расстановки. Чаще всего выбирают вид «theatre», предлагаем ознакомиться с вариантом «banquet» как наиболее предпочтительный для бизнес-встреч.

IMG_7684_1

3. Зона регистрации

Краткий чек-лист:

1)     большой удобный стол или составной из нескольких

2)     задник с названием мероприятия и логотипами партнеров (в конце мероприятия его удобно использовать для фото-сьемки участников с представителями компании)

3)     стулья, чтобы присесть во время регистрации

4)     точка продажи ваших товаров/услуг (пробуйте обязательно, обычно раскупают все подчистую)

5)     пакет участника с обязательным регламентом мероприятия

6)     стойка с бесплатными материалами

4. Питание

Чем выше рейтинг площадки, тем лучше предлагаемая кухня. Даже самый бюджетный обед будет качественно приготовлен из свежих продуктов. Угощения для участников – это весомая статья расходов, но лучше предложить гостям легкие фуршеты, кофе-брейки с выпечкой, чем не дать упасть репутации организатора мероприятия. Давно известно, что даже короткие пресс-конференции имеют больший резонанс, если есть в программе угощения.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

5. Для спикера

Любой выступающий скажет вам спасибо за:

-          большой стол для материалов, ноутбука, книг, раздаток

-          высокий стул (сейчас в моде барные стулья, чтобы можно было полуприсесть во время проведения семинара)

-          профессиональный микрофон

-          пару бутылок питьевой воды и стакан

-          помощь технического специалиста для подключения и тестирования техники

-          новый набор маркеров и других атрибутов для флип-чарта

-          дополнительный ноутбук на случай форс-мажора

6. Для участников

Каждый оценит вашу предусмотрительность, если обнаружит:

-          бутылку с питьевой водой, особенно летом

-          ручки, блокноты для записей

-          стол с полезными мелочами: корпоративные сувениры, визитки, сезонные угощения)

-          зону wi-fi  со скоростным интернетом

Утесов_1

7. Сюрприз

Поставьте себе задачу удивить участника, вы же хотите запустить сарафанное радио, поэтому пользуйтесь возможностью. Удивите гостя приятным сюрпризом после завершения мероприятия и лучше, если он сможет это взять с собой. Обычно люди не задерживаются и расходятся очень быстро – учитывайте этот момент.

Применяйте прочитанные фишки, относитесь к участникам с уважением, проявляйте знаки внимания, и у вас обязательно получится организовать и провести выдающуюся конференции, которая запомнится надолго.

Реклама

Ответы (3) на Как организовать выдающуюся конференцию

  1. Kira:

    Жанна, благодарю за статью!
    Ее можно использовать как пошаговую инструкцию при организации мероприятий.
    Иногда не все можно удержать в голове.
    Возьму на заметку!

    • Автор Жанна Неяскина Автор Жанна Неяскина:

      Кира, а тебе спасибо за комментарий!
      Мне хотелось статью сделать максимально полезной для практиков.
      Многие пункты выглядят как готовые краткие чек-листы.
      На одном из известных маркетинговых сайтов можно познакомиться с
      откликами к этой статье:
      http://marketingpeople.ru/articles/449/-

  2. Отличная статья! Спасибо. А здесь — zalservice.ru, есть информация по технической части таких мероприятий.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Загрузите свое фото